一、根据机关之间的工作关系行文

我国的机关部门工作关系主要有四类。

（一）隶属关系

隶属关系指同一组织系统中的上下级机关间的领导与被领导的关系。

（二）业务指导关系业务指导关系是指同一专业系统中上级业务部门与下级业务部门之间的指导关系。

（三）平行关系平行关系是指同一组织系统中同级机关之间的平行关系。

（四）不相隶属关系非同一组织系统任何机关之间都属于不相隶属关系。

机关之间的工作关系决定着公文应使用的文种、行文方向等。处于领导、指导地位的上级机关可以向被领导、被指导的下级机关主送下行文；被领导、被指导的下级机关向上级领导、指导机关主送上行文；具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文。

二、选择适宜的行文方式

三、行文方式指机关之间公文传递的形式，分为逐级行文、多级行文、越级行文、直达行文、直接行文等。

（一）逐级行文

具有隶属或业务指导关系的机关之间应基本采取逐级行文的方式。即上级机关向所属的下一级机关行文（下行文）或下级机关向直接所属的上一级机关行文（上行文）。逐级行文是为了维护和体现正常的领导和被领导关系。下行文中的逐级行文可以使下级在领会文件精神的基础上，结合本地实际情况再下达贯彻执行。

（二）多级行文

在必要的情况下，同时向若干层级的上级机关或下级机关制发公文，包括直达基层组织和向人民群众公布。上行文中的多级行文方式只有在少数有特殊需要的情况下采用，一般是问题比较重大，需要同时上报上级和更高级别的领导机关。下行文中的多级行文可以提高公文传递的效率，节省公文转发的时间，如国务院的文件同时发至县团级以上的各级机关。

（三）越级行文

越级行文指下级机关在特殊情况下，越过直接上级向更高一级的领导机关行文。上行文

一般不得越级行文，除非在极特殊情况下：

（1）由于情况特殊紧急，如逐级上报下达会延误时机造成重大损失；

（2）经多次请示直接上级机关而问题长期未予解决；

（3）由上级机关交办并指定直接越级上报的具体事项；

（4）出现需要直接询问、答复或联系不涉及被越过的机关职权范围的具体事项；

（5）需要检举、控告直接上级机关等。

（四）直达行文直达行文是指领导机关直接将文件发至基层组织或直接传达给人民群众。政府发布的行政法规和重要政策措施等，往往采用这种方式。

（五）直接行文平行文采用的是直接行文的方式。需要注意的是向同级的主管部门请求批准或主管部门答复审批事项，应当使用平行文（如教育局向土地局申请有关事项）。

三、正确选择主送机关与抄送机关

（一）正确选择主送机关

1.向上级请示问题，其主送机关只能有一个，防止由于多头主送造成相互推诿；

2.除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关的名义向上级机关负责人报送请示、意见和报告；

3.受双重领导的机关向上级请示，应视文件内容分清主送和抄送，由主送机关负责答复。

（二）正确选择抄送机关

1.抄送机关只限于同文件内容有关，需对方知晓或协助办理的机关；

2.对下级机关的重要发文应同时抄送直接上级机关

3.上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送另一个上级机关；

4.受双重领导的下级机关向其中一个上级机关行文时，必要时抄送另一个上级机关；

5.公文内容涉及其他机关的职权范围，需要取得配合时应向其抄送；

6.请示在上报的同时不得向下级机关抄送

7.接受抄送的机关不得再向其他机关抄送。

四、联合行文，作者应是同级机关

联合行文时，作者必须是同级机关。如同级政府之间、政府各部门之间、上级政府部门与下一级政府之间。政府及其部门与同级党委、军队机关及其部门；政府部门与同级人民团体

（如人大、政协等）和行使行政职能的事业单位可以联合发文。上下级机关不可联合行文，联合行文应当确有必要，联合行文单位不宜过多。

五、公文的稿本

公文的稿本是指公文的文稿和文本的统称。公文从最开始的拟稿到最终形成正式公文的过程中，会出现多种文稿和文本，不同的文稿文本在内容、外观和效用上具有很大的不同。

（一）文稿草稿是供讨论、征求意见、修改审核、审批时用的原始的非正式文稿。草稿的内容未正式确定，不具备正式公文的效用。定稿是内容已确定，已履行法定生效程序的最后完成稿，具备正式公文的效用，是制作公文正本的标准依据。定稿不可随意修改，否则无效，修改应经法定责任者的认可。

（二）文本

正本是根据定稿制作的供主要受文者（主送机关）使用的具有法定效用的正式文本，其内容与定稿完全一致。副本是指再现公文正本内容及全部或部分外形特征的公文复制本或正本的复份。

副本有两种：一种是公文复制本（如复印本），此类副本由于是复印件，不能再现公文的全部特征（如负责人的亲笔签名），因此不具备正式公文的法定效用，只能用做备查之用。一种是正本的复份，此类副本同正本一起制作，同正本完全一致，具有正式公文的法定效用，可用来送达抄送机关或留存备查。

公文的存本，是指发文机关印制一份文件的正本后留在本机关的除草稿、定稿以外的印制本，特点是根据正本印制甚至同时印制出来，除印章或签署外，具有正本同样的文件格式和附加标记。

试行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即试验推行本，在规定的试验推行期间具有正式公文的法定效用。

暂行本是规范性公文正本的一种特殊形式，即暂时推行本，在规定的暂行期间具有正式公文的法定效用。

修订本是规范性公文的一种特殊形式，指已发布生效的公文，经实践检验重新予以修正补充后再发布的文本。自修订本生效之日起，原文本即行废止。

一是少数民族地区，发文往往是同一份文件使用汉字文本和少数民族文字文本；二是在外交工作中使用的文件，往往有中文文本和外文文本两种文本具有同等效力。