Googleドキュメントの使い方をお調べですか？ それならこの記事を読めば解決します。

本記事では、初心者の方に向けてGoogleドキュメントの概要・特徴・基本的な使い方などを画像付きで分かりやすく解説。

Googleドキュメントを活用するメリット、さらに活用の幅が広がる便利機能、使い方を学べる書籍なども紹介するので、ぜひ参考にしてくださいね。

この記事の目次

Googleドキュメントとは、Googleが提供するウェブブラウザ上で動作するドキュメント作成ソフト。使い勝手の良さから、法人利用する企業も多いです。

ここではGoogleドキュメントの概要や、基本的な特徴について紹介します。

Googleドキュメントは、数あるGoogleサービスの中の1つ。Google アカウントを作成すれば、誰でも無料で使用できます。

Wordに近い操作性のため、類似ツールという認識を持つ方も多いと思いますが、それだけではなくWordにはない便利機能もさまざま。

オンライン上で使用できるため、ウェブブラウザを起動するだけでOK。

Googleドキュメントは、Googleアカウントを作成すれば誰でも使えます。

Google Chromeなどのウェブブラウザ上で動くツールなので、インストールは不要。

Wordのように、ライセンス料金を支払う必要はなく、パソコン内にソフトをインストールする手間もありません。

アップデートも必要ないので、起動すればいつでも使える気軽さが魅力です。

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Googleドキュメントにはスマホアプリがあるため、外出中もインターネット環境があれば、いつでも使用できます。

また、事前に「オフラインで使用可能にする」を設定しておけば、インターネット環境がない場所でも編集可能です。

いつでもどこでもドキュメント作成・編集がしやすいメリットがあります。

GoogleドキュメントはメールアドレスやURLで複数メンバーと共有できます。編集メンバーがそれぞれ離れた場所にいても、オンライン上で共同作業が実現。

編集内容はリアルタイムで反映され、自動で保存。万が一誤って削除した部分があっても変更履歴から復元できます。

そのため、働き方改革や新型コロナウイルスなどの影響でテレワークが増える現在、Googleドキュメントを使用するビジネスマンも増えています。

実際、ICT総研の『2022年 クラウドストレージサービス市場動向調査』によると、利用者数はGoogleドライブが1位で、2位以降を大きく引き離しました。

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Googleドキュメントは、アドオン（Add-on）を追加するとさらに便利に使えます。アドオンとは、日本語でいえば「拡張機能」に該当する用語です。

アドオンの追加方法は、後述の「アドオンの追加方法」を参考にしてください。

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GoogleドキュメントとWordとの違いは何なのでしょうか？ 両者の違いを把握することで、効率的な使い方ができます。

ここでは、GoogleドキュメントとWordとの違いを4つ紹介。

Wordを利用する際は、基本的にはパソコンへのインストールが必要。

2014年からは、インストール不要なオンライン版である「Word for the web」も提供されていますが、一部機能が制限されています。

一方で、Googleドキュメントはそもそもウェブブラウザで使用することを想定して作られたサービスであり、インストールは不要です。

ただし、スマホで使用する際は、別途アプリのインストールが必要です。

Googleドキュメントは、Webコンテンツとして公開できます。共有機能でURLを設定してWeb上で公開すれば、誰でも簡単にドキュメントにアクセス可能。

またチャットツールでURLを共有して複数メンバーが簡単にアクセスできたり、メールアドレスを入力して、共有するメンバーにメッセージとともにリンクを送ったりできます。

Googleドキュメントは複数メンバーと共有し、同時編集できます。しかも編集内容はリアルタイムに反映。オンライン上で効率的にコンテンツを作成できます。

Googleドキュメントは、クラウド上（Googleドライブ）にデータが保存されます。そのため外出先でもインターネット環境があればGoogleドライブにアクセス可能。

また、編集内容は常に自動保存されます。

万が一、パソコンやスマホの電源が急に落ちたとしても、通信障害が起きていない限り、直前までの編集内容が保存されています。

ここでは、Googleドキュメントを使用するメリットを4つ紹介します。

Wordは、「Microsoft 365」の有料プランに加入して利用します。

一方、GoogleドキュメントはGoogleアカウントがあれば誰でも無料で利用可能。Googleアカウントの作成自体ももちろん無料です。

ただし、ビジネス向けに機能を拡張したい場合は、別途有料プランへの加入が必要。

筆者もよく、Googleドキュメントのスマホアプリを使用します。

スマホアプリを使えば、例えば通勤中の電車内や外出先でのスキマ時間などに、記事構成をメモ感覚でドキュメントに書き出せるでしょう。

メンバーが作成したテキストの確認作業やコメントを入れる作業など、簡易的な作業ならばスマホアプリ版で事足ります。

内容を詰める際は、パソコンが使える職場や自宅などで同じGoogle アカウントで起動すれば、落ち着いて作業可能。

Googleドキュメントの同時編集機能を活用すれば、1人がテキストを打ち込み、その内容を編集者が編集したり、コメントをつけたりすることが可能。

編集内容はリアルタイムに反映されるため、効率的に作業を進められます。

Googleドキュメントは、クラウドストレージサービスの「Google ドライブ」上にデータが保存されます。常にバックアップが取られている状態なので、安心です。

万が一、メンバーの1人がデータを削除してしまったとしても、変更履歴から削除前のデータを復元できるのも大きなメリットです。

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ここでは意外と知らない人も多い、Googleドキュメントの便利機能10選を紹介します。

Googleドキュメントの機能をフル活用すれば、テレワークやリモートワークをより快適にできるでしょう。

Googleドキュメントでは、豊富なテンプレートが用意されています。

例えば、プロジェクト提案書・パンフレット・ニュースレター・履歴書・小論文など。

自分に合う形に編集しながら使えるので、0から編集する必要がなくなるでしょう。

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Googleドキュメントにはチェック機能が備わっています。例えば、言葉の打ち間違いや漢字・文法の誤りをチェックしたり、文字カウントも可能。

ちなみに、本記事もGoogleドキュメントで下書きをしてチェックをした後に