毕业学生因无法落实档案帮管单位，可将档案暂时留校代管，原则上代管时间不超过两年。毕业生确定收档单位后，需收档单位正式来函调取档案。

一、调档流程

    二、注意事项

    1.学生档案自2015年起，不再使用机要寄送方式邮寄，统一使用EMS邮寄。

    2.学生档案只能对公转接，不接受邮寄到个人。如收档单位认可学生本人自提档案后送至档案接收单位，请调档人提前两天联系学院，凭个人有效身份证件及调档函原件到学院调档。

    3.个人办理报到证后，要将报到证白联交回学院后方可调档；档案材料不齐，如缺少毕业生登记表，要将必需材料补充完整后调档。

    4.学院集中寄送学生档案不收取任何费用；如需加急单独寄送，邮费学生本人或调档单位自理（到付方式）。

    5.档案由我院转出后，现档案管理单位要求开具档案情况说明、补充档案材料等情况亦需要正式来函并通过以下联系方式进行沟通。

    6.毕业生党员档案转出前，需交齐党费并将组织关系转出。

    7.寒暑假期间暂不受理调档。

    三、联系方式

    学院档案处理专用邮箱：xsda@hnu.edu.cn

    学院党员材料处理邮箱：xxdj@hnu.edu.cn（涉及已转出党员档案，须学院出具材料说明的，将调档流程中要求提供的内容抄送至本邮箱）

    来函函头：湖南大学信息科学与工程学院（人事+党员档案调档及事项说明）/中共湖南大学信息科学与工程学院委员会（仅党员档案调档或事项说明）

    来函邮寄地址（档案地址）：湖南省长沙市岳麓区桔子洲街道麓山南路59号湖南大学信息科学与工程学院208#（仅接受邮政或顺丰邮寄）

    学院档案管理员电话：0731-88822505

    调档联系人：宋老师或李助理、邓助理

    党员材料联系人：宋老师或李助理、于助理

湖南大学信息科学与工程学院

2022年9月17日

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