お仕事をするうえで欠かせないコミュニケーションツールのひとつがメールです。プライベートで送るメールとは異なり、ビジネスメールには基本ルールや送る相手に合わせたマナーがあります。

ビジネスメールの基本的なマナーが守れていないと、相手との信頼関係が損なわれたり、トラブルになったりしてしまう可能性も。

そこで今回は、ビジネスメールを送る際に知っておきたい基本的なルールと、ビジネスメールで失敗しないための5つのポイントについて詳しくご紹介します。

ビジネスメールはある程度の型が決まっているので、まずは基本的なルールを覚えることから始めましょう。相手とメールのやり取りをする中で、段々と慣れていきますので、ポイントを押さえながら対応することが大切です。

ビジネスメールの文面は、(1)挨拶(2)名乗り(3)要件(4)結びの順番に展開するのが一般的。このルールに沿って作成した、資料発送時のメール文例をご紹介します。

1. いつもお世話になっております。2. ABC株式会社の山田です。3. 先日ご依頼いただきました資料をお送りいたします。4. ご査収の程よろしくお願いいたします。

(1)～(4)のヌケ・モレがないかをチェックして、メール文面を作成していきましょう。また、挨拶や結びに使われるフレーズをいくつか覚えておくと便利です。取引先や上司、同僚などから送られてきたメールの文章を参考にすると良いですよ。

ビジネスメール特有の宛名や宛先の使い分けの注意点をご紹介します。

メールの一行目には宛名を書きます。相手の役職や所属によって書き方が異なるので注意しましょう。

相手に役職がある場合…相手の氏名の前に役職を記載する

例)ABC株式会社営業部部長田中一郎 様

団体宛に送る場合…個人ではなく団体宛ての場合は、様の代わりに「御中」を用いる

例)ABC株式会社営業部 御中

複数名に同時に送る場合の例…皆様という意味の敬称である「各位」を用いる

例)ABC株式会社営業部 各位

基本的には、TOはメインに送りたい相手、CCはメールを共有したい相手、BCCは、TOやCCに設定した相手には伏せてメールを共有したい相手がいるときに使います。なお、BCCは他の相手には表示されません。判断に迷うときは、先輩や上司の指示を仰ぎましょう。

メールにデータを添付する際は、文面に必ずその旨を記載することと、以下の点に注意が必要です。

・添付データの内容：社外秘や個人情報を含むデータを添付していないか確認しましょう。

・添付データのサイズ：大容量のデータを送る場合はオンラインストレージサービスなどを利用しましょう。相手の会社のセキュリティによっては使用できない場合もあるため事前に確認を。

・添付データの形式：デザインデータをはじめ、ファイル形式によっては相手のPCで開けないこともあります。その場合は、PDF形式など相手が閲覧できるファイルに変換しましょう。

メールを受け取ったら、相手に不安や不快感を与えないように1営業日以内に返信するのが基本マナーです。見積もりやスケジュール調整など、内容によっては確認や返信に時間がかかることもあるかもしれませんが、その場合も、内容は既に確認済であることを返信しておきましょう。

メールは便利なツールですが、どんな場合においても最善の連絡手段であるとは限りません。

急ぎのときはメールよりも電話をかけて、直接相手に伝えたほうが確実です。例えば、誤った内容のメールを送ってしまった場合も、まずは電話で謝罪し、追って訂正済みのメールを送るというのも一般的なマナーです。

また、重要な内容や複雑な要件のメールを送った際は、電話で補足説明をした方が良いケースもあります。

ここまでビジネスメールの一般的なマナーやルールについてご紹介してきましたが、社内向けと社外向けのメールでは敬称や敬語、挨拶文などの書き方が異なります。臨機応変に使い分け、ビジネスメールの達人を目指しましょう。

社内向けのメールでは、丁寧さを意識しつつも、相手に伝わりやすい簡潔な書き方を心がけましょう。会社によって社内ルールが異なることもあるため、入社して間もない頃は、先輩たちのメールをよく見て、適切な書き方を知ることが大切です。

基本的に、部署・チーム内であれば「○○さん」で敬称を統一して問題ないでしょう。他の部署の人や役職が上の人には役職名を入れて送るのが一般的です。

社内向けのメールでは「です」「ます」などの「敬体」を使いつつも、要件が伝わりやすいよう、回りくどい表現にならないように心がけると良いでしょう。

基本的には「おはようございます」「お疲れ様です」などの挨拶文を用います。一般的に「ご苦労様です」という挨拶は目上の人には使わない表現だと考えられているため、気をつけましょう。名乗る際は「自分の部署名＋自分の名前」の形式を使います。

社外向けメールでは、相手に配慮した、より丁寧な表現が求められます。以下のポイントに注意してメール文面を作成しましょう。

先述したように、会社（団体）名 、部署名、役職名、名前、敬称（○○様）という順番に記載します。個人宛か団体宛かで敬称も変わりますので、間違えないように注意しましょう。

社外向けメールでは、「ございます」「いたします」などの「最敬体」を使いましょう。尊敬語、謙譲語などの敬語の使い方にも注意し、誤った使い方をしていないか、送信前にしっかりとチェックしましょう。

社外メールの挨拶文は「お世話になっております」が定番です。それに続き、自分の会社（団体）名、部署、名前を記載します。なお、個人的に面識がない（お世話になったことがない）相手でも、「お世話になっております」を使っても問題ありません。

続いては、ビジネスメールを送るうえで大切な5つのポイントをご紹介します。しっかりとポイントを押さえて、相手と良好なコミュニケーションを図りましょう。