各学院：

为做好2024届毕业研究生档案整理、转递和留存工作，现将有关事项通知如下：

一、有关政策

1.档案的发送原则

(1)尊重学生意愿，按学生意向登记发送地址并发送档案。

(2)学生的档案一般发送到当地的省或市、县人才市场，毕业生自带档案的，在学院办理。

(3)学生须知道自己的档案去向。

2.档案转递方式分为三种：自带、邮寄、留校。

(1)自带。根据毕业研究生实际情况，在保证安全的情况下，学院整理好档案并做好登记后，学生领取签字后自己将档案带到单位或户籍所在地。学院组织填写《河北师范大学2024届毕业研究生自带档案领取登记表》(附件1)做好档案自带登记工作。

(2)邮寄。毕业研究生和接收档案单位的工作人员确定邮寄信息，报学院进行登记备案，学院通过EMS统一组织邮寄。

(3)留校。不按上述方式转递或暂时不能确定以何种方式转递的毕业研究生档案留存学院，学院保管档案两年至2026年5月底，期间，档案留存学院的毕业研究生凭身份证领取个人档案。

二、归档材料

1.入学时转来的原始档案；

2.研究生录取登记表（入学时已发放）；

3.奖学金及各项评优审批表（专业奖学金、真知奖、优秀成果奖、结题等）；

4.违纪处分审批表及相关材料；

5.党员、团员关系材料（注：按照党团组织要求进行组织关系转接和整理档案）；

6.研究生培养档案；

7.学位评定材料；

8.毕业研究生体检表（与校医院联系）；

9.研究生学籍异动材料；

10.其它具有保存价值、应予归档的研究生个人材料。

三、相关要求

1.各学院须指定专人负责毕业研究生档案整理和发送工作，整理过程中注意保护学生的档案信息，任何人员不得擅自在研究生档案中增加或撤出材料，不得更改、涂画档案材料。

2.毕业研究生档案须统一使用《河北师范大学研究生档案袋》,用《河北师范大学研究生档案密封条》密封，密封学院盖章。

3.将所有需要归档的材料完整、准确地装入毕业研究生本人档案中，认真核对材料内容并在档案袋背面《内装研究生档案材料目录》做好标记；"材料名称”栏内未列入但需存档的材料，要在“材料名称” 栏内手工填写清楚。

4.做好档案保管工作，注意防水、防火、防盗。

5.档案保存两年期满未落实毕业去向者，依据档案管理办法进行档案清理。

6.毕业研究生档案毕业即转递，及时掌握档案去向。

四、其它

1.研究生党团组织关系材料，按学校党团组织管理政策办理。

2.学院需向毕业研究生做好档案管理有关政策的宣传和解释。

3.学院需做好档案的交接、查阅与转递的纸质和电子记录，并长期留存备查。

4.各学院应在经费预算中编制研究生档案邮寄费，研究生档案邮寄费由各学院自行承担。

附件1：河北师范大学2024届毕业研究生自带档案领取登记表.xls

联系人：孙立成

电  话：80789675

                      研究生院

                                     2024年5月27日