为规范、加强本校研究生档案工作，及时处理结业、肄业、退学及非常规时间毕业研究生的档案，特制订本实施细则。

一、职责分工：

1、各院系（所）研究生工作秘书负责管理研究生学籍卡片、成绩单、学位材料（仅含毕业生）、退学批复（仅退学研究生），在研究生毕业、结业、肄业、退学阶段根据相关要求签字盖章后交由各院系（所）档案管理员归档。

2、档案管理员负责对结业、肄业、退学、毕业研究生的档案进行整理，根据学生工作部学生档案室相关规定进行归档，督促学生提供档案去向信息。

二、结业、肄业、退学研究生的档案管理细则

1、结业、肄业、退学的档案去向信息：

已获取校就业创业指导与服务中心（以下简称“校就业中心”）就业协议的学生，由校就业中心审核档案去向信息。

未获取校就业中心就业协议的学生，由学生提供教育部或其户口所在地的人力资源和社保局、人才交流中心或区县就业促进中心等档案托管单位的信息，包括档案接收单位名称、地址、邮编三项内容。

2、应归档结业、肄业、退学材料，包含：

1）退学批复（仅限退学）

2）成绩表

3）学籍卡(在该卡“毕业档案”中的“学籍变动情况”中体现“毕（结、肄）业年月”)

4）党团材料

5）奖惩材料

6）就业通知书（由本校升学的研究生根据退学时间，经校就业中心认定，可视为本科毕业生或硕士毕业生签订就业协议）

7）其他应归入人事档案的材料 （材料上标明该材料需要放入人事档案）

三、毕业研究生档案管理细则

1、毕业档案去向信息：

已获取校就业中心就业协议的毕业生，由校就业中心审核档案去向信息。

未获取校就业中心就业协议的毕业生，由毕业生提供教育部或其户口所在地的人力资源和社保局、人才交流中心或区县就业促进中心等档案托管单位的信息，包括档案接收单位名称、地址、邮编三项内容。

2、应归档毕业材料，包含：

1）毕业研究生登记表（学工党委、所在院系行政公章）

2）研究生成绩表（教务秘书签名、导师签名、院系所行政公章、研究生培养处公章）

3）研究生学籍卡（系主任或所长、院长签名章，校长签名章）

4）学位材料（院系行政公章、学位评定分委员会公章）

5）就业通知书（白色联，委培、考研者无）

6）入党材料（仅限在本校在读期间入党或转正的学生）

7）奖惩材料（如有，请放入）

8）上海市户籍证明（外地生源留沪的毕业生，档案去向如为就业单位，不需此项证明。档案去向为上海的人才机构，如区县就业促进中心、上海市人才中心，金融人才管理机构，上海市对外服务有限公司等托管单位，须有此项）

9）身份证复印件

10）健康检查记录卡（入档前，如有需要请复印一份给学生 ）

11）其他需要归档的材料（材料上标明该材料需要放入人事档案）

四、结业转毕业研究生档案，须再转递一次毕业生档案

1、毕业生档案去向信息：

由毕业生本人提供档案接收单位名称、地址、邮编三项内容

2、应归档毕业材料，包含：

1）毕业研究生登记表（学工党委、所在院系行政公章）

2）结业转毕业证明材料（由研究生秘书交由学生档案管理员）

3）学位材料（院系行政公章、学位评定分委员会公章)

学生工作党委 学生工作部

研究生院

二〇一六年四月