各学院、毕业研究生：

研究生档案是指研究生入学至毕业过程中直接形成的有保存价值的文字、图表、声像等原始记录，是研究生在招生录取、报到入学、学习、毕业答辩、证书授予等一系列学习经历的有效凭证。根据教育部《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法规要求，为确保我校2022届研究生的档案归档及时有效、规范完整，现将今年毕业研究生有关档案工作通知如下：

一、归档范围

2022届博士研究生、全日制学术学位和专业学位硕士、非全日制专业学位硕士、同等学力申请硕士学位人员等档案材料。

二、档案目录内容

研究生档案包括学籍档案和党团员档案。

其中：不同类型的研究生学籍档案对应不同的卷内目录（附件1），均采用纸质版原件存档，一份存入个人档案并寄送至用人单位、生源地机构或人才市场，一份存入学校档案室。

其中录取登记表、成绩单由研究生院发放；培养计划、开题报告、中期考核表、实践表、论文评阅书、学位申请书等均是培养过程材料，在研究生学习过程中逐渐形成；毕业生登记表要求研究生毕业前填写，学籍卡要求研究生毕业前在教育综合管理系统个人基本信息栏完善个人信息后，下载、打印、确认签字交学院，学院收齐毕业生登记表和学籍卡后，统一到研究生院盖章。

三、归档要求

（一）研究生的档案工作由学院具体组织。应届毕业研究生须将本人准备的存档材料按目录顺序整理好交所在学院，学院按照学籍档案卷内目录排序、编码和装袋，归档材料要求整理规范、内容齐全、签章完备、目录清晰。

（二）各学院要充分认识研究生档案的重要性，重视研究生档案归档工作，指定专人具体负责全程归档事宜，在规定时间内按照要求完成本学院的归档工作。

四、档案验收和移交

（一）各学院教学秘书将研究生学籍档案整理完毕之后，列好“桂林理工大学研究生学籍档案卷内目录”（附件1），填写“桂林理工大学研究生学籍档案归档审核登记表”（附件2）。

寄送的档案于当期校学位评定委员会会议结束后7天之内移交至本学院研究生辅导员。存入学校档案室的研究生学籍档案，学院教学秘书以录取登记表为首页用打码机打好页码（空白页不打页码），并把总页数填入目录中，于当期校学位评定委员会会议结束后7天之内移交至研究生院。研究生院核验无误后，统一移交至学校档案室。

移交档案时，同时提交“桂林理工大学研究生学籍档案卷内目录”和桂林理工大学研究生学籍档案归档审核登记表”，各类档案经交接双方核对无误，办理验收、移交手续。

（二）研究生院和相关工作人员按照归档要求进行验收，对于不符合要求的档案须退回重整，待验收合格后方可办理正式移交手续。造成档案损坏、遗失等责任由档案负责人承担。

五、档案邮寄与代管

学院辅导员须将毕业生的研究生学籍档案、本（专）科档案及党员档案全部整理好，每类档案粘贴封条并加盖学院公章，将这三类档案装入“桂林理工大学研究生院”标志的档案袋，档案袋粘贴封条并盖章。最后，将“桂林理工大学研究生院”标志的档案袋装入邮局气泡袋，气泡袋须盖章，粘贴封条和EMS快递单。

学院辅导员将整理好的毕业生档案移交至研工部，由研工部统一寄送。

符合代管条件的毕业生可申请档案留校代管。申请档案留校代管须填写“桂林理工大学毕业研究生档案留校代管申请表”（附件3），由研究生辅导员和研工部审批同意后方可代管。学籍档案留校代管时间不超过2年，党员档案留校代管时间不超过3个月，毕业生须在档案代管到期前20日主动联系研工部办理转档。

六、研究生院档案负责人及联系方式

研究生学籍档案负责人：李老师，联系方式：0773-5893215、2533495，地址：屏风校区体育馆附楼501室、雁山校区行知楼B604室。

研究生其他档案及寄送负责人：曾老师。联系方式：0773-5893185、2679653，地址：屏风校区体育馆附楼501室、雁山校区行知楼B601(西)室。

研究生院

2022年5月13日