各学院及毕业生:

今年6月我校将有1700余名研究生毕业，为做好毕业生派遣工作，现对有关事项通知如下:

一、就业材料

毕业生的就业材料主要指就业协议书、劳动合同、博士录取通知书（博士拟录取调档函）、公务员或事业单位录用证明材料、非协议类就业登记表、灵活就业登记表等，提交的就业材料字迹与单位公章需清晰。

 就业材料为劳动合同的，合同需页码齐全，不能缺页。录取为博士研究生的，通知书未到之前可以先提交博士录取调档函，待最后获得博士录取通知书后再补交博士录取通知书复印件。

二、档案有关工作

（一）档案清查核对

为加强毕业生的档案管理，让毕业生充分知晓本人档案情况，学院需对本学期毕业研究生其入学时转递到我校的本（专）科档案提前进行清查，对目前是党员（含预备党员）的要对其党员档案材料提前梳理，学院需将“2023届春季学期毕业研究生档案清查汇总表”（附件1）在研究生就业工作QQ群中的在线文档在6月8日下午5点前填好，研究生院将对清查情况予以公布，组织毕业生核对，学生如反馈有偏差，学院需及时检查解决，并要及时反馈到研究生院。

（二）档案封装

研究生教务秘书：在研究生院培养学位科的统一安排指导下，负责整理本院毕业生研究生期间学籍档案，学籍档案袋封面信息务必用签字笔填写齐全，档案袋封口粘贴封条，封条骑缝处加盖学院公章，毕业研究生学籍档案整理后转给本学院研究生辅导员，双方做好档案明细单签字交接，双方各留一份备存。

研究生辅导员：在研究生院招生就业科统一安排指导下，负责整理研究生入学时转来的本（专）科学籍档案，该档案袋如已拆封，需粘贴封条并在封条骑缝处加盖学院公章，如未拆封则无需处理。辅导员需积极联系本学院负责党员档案工作的组织员及负责研究生就读期间学籍档案的研究生教务秘书，将毕业生研究生就读期间学籍档案、本（专）科学籍档案、党员档案一并装入标有 “桂林理工大学研究生院”字样的档案袋，该袋粘贴封条，并在封条骑缝处盖学院公章。再将带有 “桂林理工大学研究生院”标志的档案袋装入 “高校学生档案专用”字样的邮局EMS气泡袋，粘贴好封条，在封条骑缝处加盖学院公章，气泡袋上需粘贴好邮寄详情单（该详情单由研究生院提供数据给邮局打印），各学院将封装好的档案留存在本学院，同时附上档案明细清单（具体清单模板届时发布在研究生就业工作群），届时研究生院指定邮局专门人员上学院收取档案并邮寄。

（三）档案邮寄

毕业生档案大约安排在6月下旬或7月初邮寄，由研究生院联系邮局统一递送。邮寄完后会将EMS单号及时发布在研究生院网站，毕业生可根据EMS单号查询档案接收情况，毕业生需及时联系档案接收部门检查档案材料情况，如有出入，需及时反馈，从寄出时间计算超30天未反馈的，视为档案已接收且材料无问题。

原则上已就业的毕业生档案均需转递，未就业毕业生的档案原则上派回生源地（各省市回生源地机构名称见附件2）。

（四）档案代管

个别毕业生因特殊情况无法落实档案去向的可申请留校代管，档案留校代管毕业生需填写《桂林理工大学毕业研究生档案留校代管申请表》（附件3），学籍档案代管时间最长不超过2年，最长代管到期时间为2025年5月30日，毕业生需在档案代管到期前20天联系研究生院办理档案转递。特别强调，未提交代管申请表的档案不予代管。

为避免影响党员组织生活学习等，造成毕业生失去党员身份。规定党员档案代管时间最长不超3个月。档案留校代管期间，不受理除就业、升学以外的任何与人事档案有关的事宜。如预计在此期间需办理与就业无关手续的，请毕业生及时将人事档案转回生源所在地或具有人事关系代理权的县以上人才流动机构，以免给自己造成不必要的麻烦。

研究生辅导员对申请留校代管研究生的档案只需封装到“桂林理工大学研究生院”字样的档案袋即可，不装邮局气泡袋，档案袋上需注明学号、毕业生姓名、联系电话与学院名称四个信息，集中送研究生院统一保管。

辅导员需将“研究生留校代管档案汇总表”（附件4）与学生的个人申请表一起装订成册（申请表的先后顺序需与汇总表一致）提交到研究院。

三、办公地址与电话

屏风校区体育馆副楼501室，雁山校区行知楼B601(西)室。

联系人：曾老师 联系电话：5893185，2679653。

研究生院

2023年5月29日